Was kostet IT-Betreuung für kleine Unternehmen?

Die drei üblichen Abrechnungsmodelle

1. Abrechnung nach Aufwand (Stundensatz)

Sie rufen an, wenn etwas nicht funktioniert, und bezahlen die Zeit, die für die Lösung nötig ist. Dazu kommen oft Anfahrtskosten bei Terminen vor Ort.

• Vorteil: Sie zahlen nur, wenn wirklich etwas anfällt.
• Nachteil: Die Kosten schwanken stark. Und weil jeder Anruf Geld kostet, wird oft zu spät angerufen. Aus einer kleinen Warnung im Backup wird dann ein großer Ausfall.

Geeignet für Betriebe mit sehr wenigen Geräten und einer IT, die kaum Pflege braucht.

2. Stundenkontingent

Sie kaufen ein festes Paket an Stunden im Voraus, zum Beispiel für ein Quartal, meist zu einem etwas günstigeren Satz. Nicht genutzte Stunden verfallen je nach Vertrag oder werden übertragen.

• Vorteil: etwas günstiger als einzelne Stunden, gut für planbare Projekte.
• Nachteil: Laufende Aufgaben wie Updates und Überwachung sind oft nicht geregelt. Sie müssen selbst im Blick behalten, wann das Kontingent verbraucht ist.

3. Monatliche Pauschale (Managed IT-Service)

Sie zahlen einen festen Betrag pro Monat, meist berechnet pro Arbeitsplatz, pro Gerät oder als Gesamtpreis. Dafür kümmert sich der Dienstleister laufend um Updates, Datensicherung, Virenschutz und Überwachung und hilft bei Störungen.

• Vorteil: feste, planbare Kosten. Der Dienstleister hat ein eigenes Interesse daran, dass Probleme gar nicht erst entstehen.
• Nachteil: Sie zahlen auch in Monaten, in denen scheinbar nichts passiert. Das stimmt aber nur auf den ersten Blick, denn Updates, Backup-Kontrollen und Überwachung laufen trotzdem im Hintergrund.

Was den Preis bestimmt

Unabhängig vom Modell hängen die Kosten vor allem an diesen Punkten:

1. Zahl der Arbeitsplätze und Geräte: Ein Büro mit drei Rechnern und einem Drucker braucht weniger Pflege als eines mit zehn Arbeitsplätzen, Server und NAS.
2. Server und Netzwerk: Ein eigener Server, ein NAS oder mehrere Standorte erhöhen den Aufwand für Wartung und Überwachung.
3. Cloud-Dienste: Viele kleine Betriebe arbeiten heute mit Microsoft 365. Die Lizenzen kommen zu den Betreuungskosten hinzu und werden meist pro Nutzer und Monat berechnet.
4. Reaktionszeit: Je schneller Hilfe garantiert sein muss, desto teurer wird die Betreuung. Eine Zusage für den gleichen Werktag kostet mehr als eine Bearbeitung innerhalb von zwei Werktagen.
5. Vor Ort oder per Fernwartung: Das meiste lässt sich per Fernwartung lösen. Termine vor Ort brauchen Anfahrt und sind deshalb teurer.
6. Was im Preis enthalten ist: Das ist der wichtigste Punkt beim Vergleich. Zwei Angebote mit demselben Monatspreis können sehr unterschiedliche Leistungen enthalten.

So vergleichen Sie Pauschale und Stunden

Ob sich eine Pauschale für Ihren Betrieb lohnt, zeigt eine einfache Überschlagsrechnung. Dafür brauchen Sie nur die Angebote, die Sie vergleichen möchten, und eine grobe Vorstellung davon, wie oft Ihre IT Hilfe braucht.

1. Störungen schätzen: Wie viele Stunden sind im letzten Jahr für Probleme, Einrichtungen und Fragen angefallen? Ein Blick auf die Rechnungen des Vorjahres hilft.
2. Pflege dazurechnen: Updates, die Kontrolle der Datensicherung und die Überwachung brauchen auch ohne Störung regelmäßig Zeit. Rechnen Sie dafür grob eine Stunde pro Monat.
3. Hochrechnen: Beide Stundenzahlen zusammen, multipliziert mit dem Stundensatz, ergeben Ihre Jahreskosten nach Aufwand.
4. Vergleichen: Stellen Sie das der Pauschale für zwölf Monate gegenüber und prüfen Sie, was darin jeweils enthalten ist.

Liegen beide Summen nah beieinander, spricht viel für die Pauschale: Sie wissen vorher, was die IT im Jahr kostet, und die laufende Pflege verhindert viele Störungen, bevor sie entstehen. Ist die Summe nach Aufwand deutlich kleiner, ist Ihre IT überschaubar, und ein Zeitguthaben oder die Abrechnung nach Aufwand passt besser.

Wichtig ist nicht nur die Summe am Jahresende, sondern auch, was ein Ausfall kostet. Wenn das Büro einen Tag lang nicht arbeiten kann, fehlen Arbeitszeit, Termine und manchmal Fristen. Diese Kosten tauchen auf keiner IT-Rechnung auf.

So rechnen wir bei ITCK ab

Wir legen Sie nicht auf ein Modell fest, sondern richten uns nach Ihrem Betrieb. Den Preis vereinbaren wir individuell, abhängig von der Zahl der Geräte, dem Umfang der Betreuung und der gewünschten Reaktionszeit.

• Wartungsvertrag mit monatlicher Pauschale: für Betriebe mit mehreren Arbeitsplätzen, Server oder NAS, die sich nicht selbst um ihre IT kümmern wollen. Enthalten sind Updates, die wir vorher selbst testen, die Kontrolle der Datensicherung, die Überwachung Ihrer Systeme und eine vereinbarte Supportzeit mit festem Ansprechpartner.
• Zeitguthaben: für Betriebe mit wenigen Geräten oder unregelmäßigem Bedarf. Sie buchen ein Stundenpaket im Voraus zu einem günstigeren Satz, wir rechnen im 15-Minuten-Takt ab, und Sie sehen jederzeit, wie viel Guthaben noch übrig ist.
• Nach Aufwand: für einzelne Einsätze, für Projekte wie einen neuen Server und zum Kennenlernen. Abgerechnet wird die tatsächliche Zeit mit einem nachvollziehbaren Tätigkeitsnachweis.

Unser Vorschlag zum Einstieg: Starten Sie nach Aufwand oder mit einem Zeitguthaben. Nach drei Monaten sehen wir uns gemeinsam den tatsächlichen Aufwand an und empfehlen Ihnen das Modell, das sich für Ihren Betrieb rechnet. Einen späteren Wechsel können wir jederzeit besprechen.

Worauf Sie beim Vergleich achten sollten

Fragen Sie bei jedem Angebot nach:

• Sind Updates für Windows, Programme und Firewall enthalten?
• Wird die Datensicherung nur eingerichtet oder auch regelmäßig geprüft, inklusive Test der Wiederherstellung?
• Welche Reaktionszeit wird zugesagt, und gilt sie auch für Termine vor Ort?
• Sind Fernwartung und Anrufe unbegrenzt oder gibt es ein Limit?
• Was kostet ein Einsatz außerhalb der Pauschale, etwa ein neuer Arbeitsplatz?
• Wie lange läuft der Vertrag, und wie kann er gekündigt werden?
• Gibt es einen festen Ansprechpartner oder ein Ticketsystem mit wechselnden Technikern?

Fazit

Für die meisten kleinen Betriebe mit mehreren Arbeitsplätzen ist eine monatliche Pauschale die bessere Wahl. Die Kosten sind planbar, und die laufende Pflege verhindert viele Störungen, bevor sie den Betrieb lahmlegen. Ist Ihre IT sehr überschaubar oder brauchen Sie nur gelegentlich Hilfe, sind ein Zeitguthaben oder die Abrechnung nach Aufwand oft günstiger. Vergleichen Sie Angebote nicht nur nach dem Preis, sondern danach, was tatsächlich enthalten ist.

Mehr zur laufenden Betreuung: Managed IT-Support.